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Die Verlegung des Büros in die eigenen vier Wände gewinnt bei vielen Mitarbeitern immer mehr an Beliebtheit. Da man sich deshalb aber nicht mehr am selben Ort mit den anderen Arbeitskollegen befindet, benötigt es Tools, um eine einwandfreie Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander zu ermöglichen. Des Weiteren gibt es Programme, welche die eigene Konzentration und Produktivität stärken. Welche das sind, erfährst Du hier.

Moss – Die digitale Finanzlösung

Da das Tätigen von Zahlungen zu den Aufgaben vieler Mitarbeiter gehört, benötigen sie einen Zugriff auf das Geschäftskonto, um Transaktionen auch von zu Hause aus durchführen zu können.  Dies wird durch Mitarbeiterkarten ermöglicht, wobei man darunter Firmenkreditkarten versteht, welche speziell für Angestellte angefertigt werden. Dadurch erlangen Mitarbeiter mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung, wodurch Zahlungen schneller abgewickelt werden können, da sich die Anfrage und die Durchführungsbestätigung somit erübrigt.

Je nach Gebrauchszweck laden sich die Mitarbeiterkarten monatlich um den festgelegten Betrag auf, was besonders für regelmäßige Zahlungen vorteilhaft ist, oder die Karte wird bei einem einmaligen Verwendungsziel umgehend danach gesperrt.

Zudem gibt es die Möglichkeit, die Firmenkreditkarte in physischer Form zu beantragen. Angestellte, welche mit Firmenerledigungen beauftragt werden, können somit die Ausgaben einfach damit begleichen, da man sie überall mitnehmen kann und dadurch werden Spesen aus privaten Barauslagen vermieden. Speziell für das Homeoffice eignet sich allerdings die virtuelle Mitarbeiterkarte, da sie so einen online Zugriff auf das Geschäftskonto ermöglicht.

Da jede Transaktion dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden kann, behält der Geschäftsführer mit Moss den Überblick über jegliche Zahlungsflüsse in seinem Unternehmen, was für eine Umstellung auf Remote Work essentiell ist. Gleichzeitig wirken sich Firmenkreditkarten positiv auf die Buchhaltung aus, weil Belege nun digital eingereicht werden können und somit eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet wird.

Slack – Die einfache Art der Kommunikation

Slack ist ein weitverbreitetes Tool, welches die Kommunikation in einem Unternehmen erleichtert und wichtig für eine funktionierende teaminterne Zusammenarbeit ist. Es erweist sich als sehr benutzerfreundlich und lässt sich unkompliziert implementieren. Dank des Nachrichtenanbieters gelangen Messages schneller an den ausgewählten Empfänger, was eine einwandfreie und rasche Vermittlung garantiert, welche für das Homeoffice von äußerster Relevanz ist. Speziell für Projekte bietet sich die Option an, sogenannte Channels zu erstellen, wodurch sämtliche Teammitglieder die Nachrichten erhalten und somit ein effizienterer Austausch untereinander stattfindet. Des Weiteren kann man Slack mit anderen Tools oder Drittanbietern verbinden und beispielsweise Dropbox oder To-Do-Listen integrieren.

Google Meet – Die leichte Gestaltung von online Meetings

Viele Unternehmen pflegen die Gewohnheit regelmäßige Meetings abzuhalten, da dadurch ein Austausch ohne Missverständnisse und eine bessere Interaktion geboten wird. Google Meet ist ein dafür geeignetes Tool, welches online Konferenzen mit Videoübertragung ermöglicht. Ein großer Vorteil dabei ist, dass es kostenlos angeboten wird und mehrere Personen teilnehmen können. Entweder nutzt man es direkt im Browser oder über eine App, welche auf das entsprechende Arbeitsgerät installiert wird. Auch hier gestaltet sich die Anwendung wieder sehr unkompliziert und das Erstellen eines Meetings geht im Handumdrehen. Daher bietet es sich oftmals an, bei auftretenden Problemen ein kurzes Meeting einzuberufen, damit eine weitere reibungslose Arbeit vorausgesetzt und Fragen geklärt werden können.

Box – Die flexible Zugriffsmöglichkeit

Benötigt man für seine Arbeit Zugriff auf verschiedene Unterlagen oder müssen mehrere Personen an einem Dokument gleichzeitig hantieren, stellt Box die Lösung dar, um diese Voraussetzungen zu erfüllen und Remote Work in manchen Fällen überhaupt zu ermöglichen. Mitarbeiter mit einer berechtigten Zugriffserlaubnis können direkt in eine Datei Bearbeitungen, Kommentare oder Verbesserungsvorschläge einfügen. Dadurch wird die Zusammenarbeit an verschiedenen Orten gesteigert und dank der gebotenen Einsicht in die Dokumente können Projekte funktionieren, welche aufeinander aufbauen. Ein weiterer Vorteil des Cloudanbieters ist die Datensicherung, welche in Firmen unbedingt gewährleistet sein muss. Box ist speziell für Unternehmen ausgerichtet und stellt deshalb einen umfangreichen und gut entwickelten Datenschutz zur Verfügung.

Time Out – Zur Steigerung der Konzentration und Produktivität

Gerade im Homeoffice kann man schnell den Überblick über die Zeit verlieren und da die Interaktion mit den Arbeitskollegen fehlt, kann es schnell sehr eintönig werden. Deshalb ist das Einlegen von Pausen wichtig. Für die Umsetzung ist das Tool Time Out behilflich, welches an regelmäßige Unterbrechungen erinnert. Man erhält dadurch nicht nur eine Verschnaufpause, sondern die Konzentration und Produktivität wird ebenfalls gesteigert. Die Dauer der Auszeit und wie oft sie eingelegt werden soll, kann je nach Vorlieben des Benutzers eingestellt werden. Das Homeoffice gestaltet sich dadurch gleich viel effizienter, genauso wie für einen selbst.

Fazit

Damit Homeoffice-Arbeit ordnungsgemäß funktioniert und man aufgrund des Ortswechsels Einschränkungen, durch nicht vorhandene Zugriffsmöglichkeiten oder einer schlechten Kommunikation untereinander, verhindern will, helfen verschiedene Tools. Die Programme unterstützen die Zusammenarbeit von Teams, fördern die Produktivität und stellen unterschiedliche Zugriffe dar, um unternehmerische Zahlungen tätigen oder an Dokumente gelangen zu können. Wenn ein Unternehmen auf Remote Work umstellen will, sollte über den Einsatz solcher Anbieter deshalb unbedingt nachgedacht werden.

 

Microsoft Teams ist eine großartige Lösung für Unternehmen. Es bietet eine Vielzahl von Vorteilen und nützlichen Funktionen. Lesen Sie in diesem Artikel, was Microsoft Teams so besonders macht und wo die Vorteile liegen.

Microsoft Teams ist ein Chat-basiertes Kommunikationstool, aber auch für die Online-Zusammenarbeit bestens geeignet. Es ist auch die Antwort von Microsoft auf konkurrierende Plattformen wie Slack und Zoom. Die App funktioniert im Grunde wie ein Hub für Gruppenchats, genannt Kanäle. Wir können mehrere Kanäle in einem Team erstellen und dann Unterhaltungen führen, Benachrichtigungen erhalten, Dateien hochladen oder Video- oder Audioanrufe vereinbaren. An einem Videochat in Microsoft Teams können bis zu mehrere hundert Personen teilnehmen, so dass wir hier sogar problemlos eine Konferenz organisieren können.

Teams ist außerdem in Microsoft 365 integriert, d.h. es funktioniert gut mit Anwendungen wie Outlook, Word oder Excel, aber auch mit SharePoint, OneNote oder Power BI. Wir können jedes Dokument – Tabellenkalkulation oder Präsentation – mit dem Team auf Microsoft Teams teilen und sogar mit einer Kopie synchronisieren, die in der OneDrive-Cloud oder in der lokalen SharePoint-Umgebung gespeichert ist. Dadurch hat jedes Teammitglied Zugriff auf die aktuellste Version des Dokuments.

Zusammen mit sipcall ermöglicht die Microsoft Teams-Telefonie durch “direct routing” seinen Benutzern eine vollständig integrierte Telefonlösung für eine standortunabhängige Zusammenarbeit.

Microsoft Teams – die 3 besten Funktionen und Vorteile

1. vollständige Integration mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) und SharePoint

Wie andere Microsoft-Produkte ist auch Teams vollständig mit Office kompatibel. Das macht sie zu einem großartigen Werkzeug für die Arbeit an einem Teamprojekt, wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits Office oder SharePoint verwenden. Alle diese Anwendungen sind sehr gut in Microsoft Teams integriert.

Teams funktioniert hervorragend mit SharePoint – der Dienst kann sich mit allen SharePoint-Sites im gesamten Unternehmen verbinden. Benutzer können SharePoint-Sites auf der Plattform ganz einfach gemeinsam nutzen und dabei Funktionen wie das Einbetten von SharePoint-Dokumenten oder -Dateien und sogar das Hinzufügen einer kompletten SharePoint-Site zu Teams verwenden, um nur einige zu nennen.

Darüber hinaus bietet Teams eine Reihe weiterer Funktionen wie die Verknüpfung von Websites mit Unternehmensinformationen, Wissensaustausch, E-Mail-Verwaltung sowie Datenschutz und Sicherheit. Microsoft hat in den letzten Monaten viel an der Entwicklung von Teams gearbeitet, um es zu einer noch besseren Anwendung zu machen.

2. Chat-Kanäle und Dateizusammenarbeit

Microsoft Teams ist eine sehr moderne Kommunikations-App, die leicht mit Tools wie Slack oder Discord konkurrieren kann und oft in Startups und kleineren Unternehmen eingesetzt wird. Wir können spezifische Chat-Kanäle zu bestimmten Themen erstellen, was es viel einfacher und wahrscheinlicher macht, ohne Ablenkung über ein Thema zu sprechen. Nach Themen gegliederte Kanäle bedeuten einfach mehr Ordnung und bessere Kommunikation.

Außerdem ist das Auffinden relevanter Inhalte, Dokumente und Dateien viel einfacher, wenn Sie Kanäle verwenden. Das bedeutet weniger Zeitverschwendung.

Darüber hinaus verfügt die App sogar über eine Funktion zum Speichern von Nachrichten. Wenn wir die Nachricht von jemandem nicht vergessen wollen, müssen wir nur auf das Symbol mit den drei Punkten rechts daneben klicken und dann “Diese Nachricht speichern” wählen. Später müssen Sie nur noch zu Ihrem Profil gehen und auf die Schaltfläche “Gespeichert” klicken. Es werden alle Nachrichten angezeigt, die wir zuvor gespeichert haben.

Mit Microsoft Teams können Sie auch gemeinsam an Dateien arbeiten. In einem bestimmten Kanal können wir in der oberen Leiste auf “Dateien” gehen und Dateien in Echtzeit mit unserem Team bearbeiten. Dazu müssen wir nicht einmal eine andere Anwendung öffnen! Egal, ob es sich um ein Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument handelt, die Arbeit an Dokumenten in Teams ist sehr einfach und bequem. Darüber hinaus sind alle Änderungen, die Sie vornehmen, nahtlos für Ihre Mitarbeiter verfügbar, da die Anwendung die Funktion zum automatischen Speichern verwendet.

3. Zusammenarbeit mit Tools von Drittanbietern

Viele Unternehmen nutzen Anwendungen wie Slack, Trello oder Webex. Oftmals erfordern Projekte die Koordination und Zusammenarbeit zwischen Organisationen und es kann sich herausstellen, dass ein bestimmtes Unternehmen Microsoft Teams nicht nutzt. In diesem Fall brauchen wir nicht gleich zusätzliche Tools zu installieren.

Mio bietet eine nützliche Integration für Teams, die es uns ermöglicht, mit Anwendungen wie Slack oder Webex direkt in der Microsoft-Anwendung zusammenzuarbeiten. Dies ermöglicht uns, mit Benutzern zu kommunizieren, die andere Apps verwenden, während alles weiterhin in Microsoft Teams abläuft.

Zusätzlich verfügt Teams auch über eine Gastzugriffsfunktion. Dank ihm können wir Personen von außerhalb des Unternehmens zum Chatten einladen, und der Gastkanal ist genauso sicher wie der reguläre Firmenkanal.