5 Tools für ein effizienteres Arbeiten im Homeoffice

Die Verlegung des Büros in die eigenen vier Wände gewinnt bei vielen Mitarbeitern immer mehr an Beliebtheit. Da man sich deshalb aber nicht mehr am selben Ort mit den anderen Arbeitskollegen befindet, benötigt es Tools, um eine einwandfreie Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander zu ermöglichen. Des Weiteren gibt es Programme, welche die eigene Konzentration und Produktivität stärken. Welche das sind, erfährst Du hier.

Moss – Die digitale Finanzlösung

Da das Tätigen von Zahlungen zu den Aufgaben vieler Mitarbeiter gehört, benötigen sie einen Zugriff auf das Geschäftskonto, um Transaktionen auch von zu Hause aus durchführen zu können.  Dies wird durch Mitarbeiterkarten ermöglicht, wobei man darunter Firmenkreditkarten versteht, welche speziell für Angestellte angefertigt werden. Dadurch erlangen Mitarbeiter mehr Handlungsfreiheit und Eigenverantwortung, wodurch Zahlungen schneller abgewickelt werden können, da sich die Anfrage und die Durchführungsbestätigung somit erübrigt.

Je nach Gebrauchszweck laden sich die Mitarbeiterkarten monatlich um den festgelegten Betrag auf, was besonders für regelmäßige Zahlungen vorteilhaft ist, oder die Karte wird bei einem einmaligen Verwendungsziel umgehend danach gesperrt.

Zudem gibt es die Möglichkeit, die Firmenkreditkarte in physischer Form zu beantragen. Angestellte, welche mit Firmenerledigungen beauftragt werden, können somit die Ausgaben einfach damit begleichen, da man sie überall mitnehmen kann und dadurch werden Spesen aus privaten Barauslagen vermieden. Speziell für das Homeoffice eignet sich allerdings die virtuelle Mitarbeiterkarte, da sie so einen online Zugriff auf das Geschäftskonto ermöglicht.

Da jede Transaktion dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden kann, behält der Geschäftsführer mit Moss den Überblick über jegliche Zahlungsflüsse in seinem Unternehmen, was für eine Umstellung auf Remote Work essentiell ist. Gleichzeitig wirken sich Firmenkreditkarten positiv auf die Buchhaltung aus, weil Belege nun digital eingereicht werden können und somit eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet wird.

Slack – Die einfache Art der Kommunikation

Slack ist ein weitverbreitetes Tool, welches die Kommunikation in einem Unternehmen erleichtert und wichtig für eine funktionierende teaminterne Zusammenarbeit ist. Es erweist sich als sehr benutzerfreundlich und lässt sich unkompliziert implementieren. Dank des Nachrichtenanbieters gelangen Messages schneller an den ausgewählten Empfänger, was eine einwandfreie und rasche Vermittlung garantiert, welche für das Homeoffice von äußerster Relevanz ist. Speziell für Projekte bietet sich die Option an, sogenannte Channels zu erstellen, wodurch sämtliche Teammitglieder die Nachrichten erhalten und somit ein effizienterer Austausch untereinander stattfindet. Des Weiteren kann man Slack mit anderen Tools oder Drittanbietern verbinden und beispielsweise Dropbox oder To-Do-Listen integrieren.

Google Meet – Die leichte Gestaltung von online Meetings

Viele Unternehmen pflegen die Gewohnheit regelmäßige Meetings abzuhalten, da dadurch ein Austausch ohne Missverständnisse und eine bessere Interaktion geboten wird. Google Meet ist ein dafür geeignetes Tool, welches online Konferenzen mit Videoübertragung ermöglicht. Ein großer Vorteil dabei ist, dass es kostenlos angeboten wird und mehrere Personen teilnehmen können. Entweder nutzt man es direkt im Browser oder über eine App, welche auf das entsprechende Arbeitsgerät installiert wird. Auch hier gestaltet sich die Anwendung wieder sehr unkompliziert und das Erstellen eines Meetings geht im Handumdrehen. Daher bietet es sich oftmals an, bei auftretenden Problemen ein kurzes Meeting einzuberufen, damit eine weitere reibungslose Arbeit vorausgesetzt und Fragen geklärt werden können.

Box – Die flexible Zugriffsmöglichkeit

Benötigt man für seine Arbeit Zugriff auf verschiedene Unterlagen oder müssen mehrere Personen an einem Dokument gleichzeitig hantieren, stellt Box die Lösung dar, um diese Voraussetzungen zu erfüllen und Remote Work in manchen Fällen überhaupt zu ermöglichen. Mitarbeiter mit einer berechtigten Zugriffserlaubnis können direkt in eine Datei Bearbeitungen, Kommentare oder Verbesserungsvorschläge einfügen. Dadurch wird die Zusammenarbeit an verschiedenen Orten gesteigert und dank der gebotenen Einsicht in die Dokumente können Projekte funktionieren, welche aufeinander aufbauen. Ein weiterer Vorteil des Cloudanbieters ist die Datensicherung, welche in Firmen unbedingt gewährleistet sein muss. Box ist speziell für Unternehmen ausgerichtet und stellt deshalb einen umfangreichen und gut entwickelten Datenschutz zur Verfügung.

Time Out – Zur Steigerung der Konzentration und Produktivität

Gerade im Homeoffice kann man schnell den Überblick über die Zeit verlieren und da die Interaktion mit den Arbeitskollegen fehlt, kann es schnell sehr eintönig werden. Deshalb ist das Einlegen von Pausen wichtig. Für die Umsetzung ist das Tool Time Out behilflich, welches an regelmäßige Unterbrechungen erinnert. Man erhält dadurch nicht nur eine Verschnaufpause, sondern die Konzentration und Produktivität wird ebenfalls gesteigert. Die Dauer der Auszeit und wie oft sie eingelegt werden soll, kann je nach Vorlieben des Benutzers eingestellt werden. Das Homeoffice gestaltet sich dadurch gleich viel effizienter, genauso wie für einen selbst.

Fazit

Damit Homeoffice-Arbeit ordnungsgemäß funktioniert und man aufgrund des Ortswechsels Einschränkungen, durch nicht vorhandene Zugriffsmöglichkeiten oder einer schlechten Kommunikation untereinander, verhindern will, helfen verschiedene Tools. Die Programme unterstützen die Zusammenarbeit von Teams, fördern die Produktivität und stellen unterschiedliche Zugriffe dar, um unternehmerische Zahlungen tätigen oder an Dokumente gelangen zu können. Wenn ein Unternehmen auf Remote Work umstellen will, sollte über den Einsatz solcher Anbieter deshalb unbedingt nachgedacht werden.