Plattform zur Unterzeichnung von Dokumenten – alles Wichtige an einem Ort

Seit Jahren ist die elektronische Signatur für Unternehmen sowohl bei Freiberuflern als auch in großen Unternehmen sehr beliebt.

Sie spielt eine Schlüsselrolle beim Austausch von Dokumenten im Online-Umfeld. Dieses wachsende Vertrauen spiegelt sich in der Wertsteigerung des Weltmarkts wider, der für 2029 auf rund 40 Milliarden Euro geschätzt wird.

Welche Möglichkeiten bieten eine elektronische Signatur und eine Plattform zur Unterzeichnung von Dokumenten? Schauen Sie selbst nach!

Welche Bedeutung hat eine qualifizierte elektronische Signatur?

Der digitale Binnenmarkt ist ein Konzept, das von der Beseitigung von Handelshemmnissen innerhalb der Europäischen Union ausgeht. Eines der wichtigsten Elemente der internationalen Geschäftskooperation ist die Online-Unterzeichnung von Dokumenten. Daher wurde dieser Prozess dank der eIDAS-Verordnung für alle Mitgliedstaaten vereinheitlicht. Dadurch wurden die Regelungen vereinheitlicht und die elektronische Signatur gewann über Ländergrenzen hinweg Rechtskraft. Das Dokument enthält auch Anforderungen, die jede elektronische Identifizierung erfüllen sollte.

In der Grundversion reicht eine digitale Signatur oft nicht aus. Daher wird für Dokumente mit höherem Gewicht eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine erweiterte Signatur verwendet. Zur zusätzlichen Sicherheit können sie von anderen Dienstleistungen begleitet werden, wie zum Beispiel:

• Zeitstempel
• elektronisches Siegel
• elektronische Lieferung,
• Website-Authentifizierung.

Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, die als einzige für Dokumente ausreicht, die einer Schriftform bedürfen. Um es zu erhalten, ist ein persönlich qualifiziertes Zertifikat erforderlich, das ein Höchstmaß an Glaubwürdigkeit gewährleistet. Bei Verträgen mit geringerem Formalisierungsgrad funktioniert eine fortgeschrittene elektronische Signatur in der Grundform oder erweitert um eine KYC-Identifikation jedoch genauso gut.

Sie müssen sich jedoch nicht für eine davon entscheiden, da die Dokumentensignaturplattform Ihnen einen einfachen Zugriff auf beide Optionen ermöglicht. Die Nutzung ist äußerst einfach – Sie laden eine Datei hoch, erstellen eine elektronische Signatur, prüfen, archivieren und fertig.

. Aber vor allem können Sie diese Aktivitäten automatisieren und so wertvolle Zeit für andere Aufgaben gewinnen. Reduzieren Sie gleichzeitig die Anzahl der Fehler und die Anzahl der fehlenden Dateien.

Eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dokumentensignaturplattform

Eine Beispielplattform für die Unterzeichnung von Dokumenten ist SIGNIUS Professional. Auf dieser Basis können wir den Prozess der Umsetzung einer solchen Lösung Schritt für Schritt nachvollziehen. In diesem Fall wird die Integration durch die REST-API durchgeführt, wodurch es möglich ist, interne Prozesse zu automatisieren. Das Mailing sowie das Branding (Logo oder Farben) der gesamten Plattform werden ebenfalls an die Kommunikation des Unternehmens angepasst.

Entscheidend sind jedoch Serverlösungen, also ein elektronisches Siegel oder eine qualifizierte Signatur. Praktische Formen der Verifizierung und sogar die Integration mit Ihrem bevorzugten Identitätsanbieter stehen Unternehmen ebenfalls zur Auswahl. Was sind die Vorteile eines solchen Dokumenten-Workflow-Systems? Hier sind einige davon:

• zugriff auf Daten in Echtzeit rund um die Uhr,
• zugriff von jedem Gerät und Ort aus,
• geordnete Reihenfolge der Unterzeichner,
• Dokumente, die mit einem qualifizierten Zeitstempel gekennzeichnet sind,
• Fernüberprüfung der Identität in mehreren Sprachen,
• erzwingen der Vorschau der Dokumente vor der Unterzeichnung.

Sind Sie an bestimmten Funktionen interessiert? Wenden Sie sich an SIGNIUS, um die besten Lösungen auszuwählen.