Dokumente im Business

Dokumentenmanagementsystem – welche Funktionen sollte es haben?

Das zunehmende Interesse von Geschäftsanwendern an elektronischen Dokumenten-Workflows hat zu einer wachsenden Bedeutung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) geführt. Ein nach den neuesten Standards organisierter Dokumenten-Workflow spart Zeit und Geld, verbessert die Arbeitsorganisation, rationalisiert die Kommunikation und kann einer der ersten Schritte zu einer erfolgreichen digitalen Transformation eines Unternehmens sein.

Dokumentenmanagementsystem – was ist das und warum ist es so wichtig?

Der elektronische Dokumenten-Workflow umfasst die Digitalisierung von Unternehmensunterlagen und deren Speicherung in einem digitalen Archiv. Von Jahr zu Jahr entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Einführung und erwarten zu Recht eine deutliche Verbesserung der Qualität und Effizienz in ihrem Business. Um einen elektronischen Dokumenten-Workflow effektiv zu implementieren, ist es notwendig, ein geeignetes System zu erwerben, das alle Anforderungen einer bestimmten Organisation erfüllt.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine moderne Unternehmenssoftware, die eine einfache, schnelle und völlig intuitive Verwaltung der digitalen Unternehmensdokumentation ermöglicht. Das große Interesse am elektronischen Dokumentenumlauf hat dazu geführt, dass auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen eine ganze Reihe von Systemen der DMS-Klasse verfügbar sind.

Welche Funktionen sollte ein zukunftsorientiertes DMS-Klassensystem haben?

Bei der Auswahl des richtigen Systems für den elektronischen Dokumentenumlauf sollte man darauf achten, ob die Lösung mit anderen im Unternehmen verwendeten Systemen integriert werden kann, ob sie OCR-Technologie, d. h. optische Texterkennung, bietet (nützlich z. B. bei der Annahme von Papierrechnungen) und ob sie die Möglichkeit einer digitalen Signatur bietet.

Wenn ein Unternehmen jedoch beschließt, eine digitale Transformation vorzunehmen – oder wenn es komplexe Geschäftsanforderungen hat und erwartet, dass das System sich ihm anpasst und nicht es sich dem System anpasst – dann lohnt es sich, einen genaueren Blick auf Low-Code-Plattformen zu werfen.

Mit Low-Code-Lösungen können Sie komplette Geschäftsanwendungen ohne Programmieraufwand erstellen. Darüber hinaus lassen sich die ausgereiftesten Low-Code-Plattformen einfach und schnell in andere, bereits im Unternehmen vorhandene Systeme integrieren, so dass das Potenzial der verschiedenen Elemente des IT-Ökosystems des Unternehmens effektiv genutzt werden kann.

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