Rechtssichere Archivierung im digitalen Wandel: Anforderungen an physische Ablagesysteme

Das „papierlose Büro“ bleibt auch 2026 für viele Verwaltungen und Unternehmen eine Vision. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die Notwendigkeit, Originaldokumente zu sichern, stellen Facility Manager vor Herausforderungen. Wie moderne Raumlösungen Rechtssicherheit und Flächeneffizienz verbinden.

Trotz voranschreitender Digitalisierung und elektronischer Aktenführung (E-Akte) wachsen die physischen Bestände in deutschen Archiven, Kanzleien und Unternehmensverwaltungen weiter an. Der Grund liegt in der strengen deutschen Gesetzeslage: Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) schreiben für viele Dokumentenarten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren vor. Bestimmte Urkunden, Verträge oder behördliche Vorgänge müssen oft sogar dauerhaft oder im Original vorgehalten werden.

Die Herausforderung für Verantwortliche im Facility Management und in der Büroorganisation ist dabei eine doppelte: Einerseits muss der schnelle Zugriff auf benötigte Akten gewährleistet sein, andererseits sind gewerbliche Mietflächen in Ballungsräumen ein erheblicher Kostenfaktor. Ein Archiv darf heute kein „toter Raum“ mehr sein, sondern muss als hochverdichtetes Logistikzentrum für Informationen funktionieren.

Der Raumfaktor: Kubikmeter statt Quadratmeter

In vielen Bestandsgebäuden werden Kellerräume oder fensterlose Zonen als Archive genutzt. Traditionell kommen hier oft Aktenschränke oder einfache Büromöbel zum Einsatz. Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten ist dies jedoch ineffizient. Schränke haben durch Türen und feste Korpusse einen hohen Platzbedarf und nutzen die vorhandene Raumhöhe selten aus.

Die Lösung liegt in der vertikalen Optimierung. Werden Räume bis unter die Decke genutzt, lässt sich die Kapazität oft verdoppeln. Hierbei rücken professionelle Regalsysteme in den Fokus. Im Gegensatz zu statischen Möbeln bieten modulare Systeme aus Metall den entscheidenden Vorteil der Flexibilität. Sie lassen sich exakt an Nischen, Rohre oder niedrige Decken anpassen und maximieren so die Stellfläche für Ordner und Archivboxen.

Lastenbewältigung und Arbeitssicherheit

Ein oft unterschätzter Faktor bei der Archivplanung ist das Gewicht. Ein voll gefüllter DIN-A4-Aktenordner wiegt zwischen 2,5 und 4 Kilogramm. Ein Regalfeld mit sechs Ebenen und einer Breite von einem Meter muss somit eine Last von mehreren hundert Kilogramm dauerhaft und verwindungssteif tragen.

Herkömmliche Wohnraumregale oder günstige Angebote aus Baumärkten sind für diese Dauerbelastung (Statik) nicht ausgelegt. Im gewerblichen und behördlichen Umfeld gelten zudem die strengen Vorschriften der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung). Regale müssen standfest sein, gegen Umkippen gesichert werden und dürfen keine scharfen Kanten aufweisen.

Hier zeigt sich der Wert von Industriestandards. Wer bei der Ausstattung auf zertifizierte Qualität setzt, minimiert Haftungsrisiken. Ein Beispiel für Anbieter, die diese Brücke zwischen industrieller Belastbarkeit und bürotauglicher Ästhetik schlagen, ist Master Regale. Solche spezialisierten Fachhändler bieten Systeme, die explizit für hohe Fachlasten zertifiziert sind und deren Stabilität auch nach Jahren der Nutzung gewährleistet bleibt – ein entscheidendes Kriterium bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht.

Organisation ist Brandschutz

Neben der Statik spielt der Brandschutz in Archiven eine zentrale Rolle. Papier ist eine enorme Brandlast. Offene Regalsysteme aus Metall bieten hier Vorteile gegenüber geschlossenen Holzschränken:

• Brandlastreduzierung: Metall selbst brennt nicht.
• Sprinklerfähigkeit: In größeren Archivanlagen kann Löschwasser (oder Gas) bei offenen Systemen die Brandherde besser erreichen als in geschlossenen Schränken.
• Durchlüftung: Eine gute Luftzirkulation verhindert Schimmelbildung an den Papierakten – ein häufiges Problem in feuchten Kellerarchiven.

Checkliste: Anforderungen an ein rechtssicheres Archiv

Bevor bestehende Räume umgerüstet oder neue Archivflächen angemietet werden, sollten folgende Punkte geprüft werden:

• [ ] Tragfähigkeit des Bodens: Hält der Estrich die Punktlasten voller Aktenregale aus? (Ggf. Lastverteilungsplatten einplanen).
• [ ] Raumklima: Konstante Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind essenziell für den Papiererhalt (Ideal: 18-22°C, 45-55% relative Feuchte).
• [ ] Lichtschutz: UV-Licht lässt Papier vergilben und Tinte verblassen. Fenster sollten verdunkelbar sein.
• [ ] Zugriffsschutz: Ist der Raum abschließbar und haben nur berechtigte Personen Zutritt? (Datenschutzgrundverordnung DSGVO).
• [ ] Regalsysteme: Sind die Regale modular erweiterbar? Bieten sie die nötige Fachlast (mind. 50-80 kg pro Boden bei Akten)? Sind sie standfest verankert?
• [ ] Wegeplanung: Sind die Gangbreiten so bemessen, dass Aktenwagen problemlos rangiert werden können (mind. 1,00 m bis 1,20 m)?

Hybrid-Strategien: Das Beste aus beiden Welten

Die Zukunft gehört dem hybriden Archiv. Dokumente, die häufig benötigt werden, werden digitalisiert (Scan-on-Demand). Das physische Original wandert in das platzsparende Hochregal im Archiv.

Um diesen Prozess effizient zu gestalten, ist eine klare Kennzeichnung (Labeling) am Regal unerlässlich. Moderne Regalsysteme unterstützen dies durch entsprechende Vorrichtungen für Beschriftungen oder Barcodes an den Traversen. So wird das Regal vom reinen Lagerort zum Teil eines intelligenten Dokumenten-Management-Systems (DMS).

Fazit: Investition in Ordnung ist Investition in Sicherheit

Die physische Archivierung wird auch in den kommenden Jahren ein fester Bestandteil der Verwaltungspraxis bleiben. Wer hier an der falschen Stelle spart – etwa durch unzureichende Regale oder schlechte Raumnutzung –, riskiert nicht nur den Verlust wichtiger Dokumente, sondern verstößt unter Umständen gegen Arbeitsschutzvorgaben.

Die Umstellung auf professionelle, modulare Lagersysteme ist daher mehr als eine ästhetische Maßnahme. Es ist ein Schritt zur Gewährleistung der Business Continuity und Rechtssicherheit. Ein gut strukturiertes Archiv spart im Ernstfall (z.B. bei einer Betriebsprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung) wertvolle Zeit und Nerven, da jedes Dokument sofort griffbereit ist.