Umzug in ein neues Büro: Tipps zur Vorbereitung

Der Umzug in ein neues Büro ist in der Regel mit der Organisation einer Vielzahl von Abläufen und Aufgaben verbunden, insbesondere für den Geschäftsführer bzw. Abteilungsleiter. Diese Menschen sind es, die die größte Verantwortung tragen. 

Wie kann man sich darauf vorbereiten? Es lohnt sich, mit einer Liste von Dingen zu beginnen, die sowohl im alten Büro als auch in der neuen Einrichtung zu erledigen sind. Dies ist sehr zeitaufwendig, aber es wird sicherstellen, dass einige Aufgaben reibungslos delegiert werden können. Ob Sie nun in größere Räumlichkeiten oder in einen Coworking Space mit gemeinsam genutzten Einrichtungen umziehen, Planung, Vorbereitung und Kommunikation mit Ihrem Team sind entscheidend. Sobald das Datum des Büroumzugs bestätigt ist, ist es wichtig, die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, aber auch alle Auftragnehmer und diejenigen, mit denen das Unternehmen extern zusammenarbeitet, zu informieren. Die Informationen über den bevorstehenden Umzug sollten rechtzeitig veröffentlicht werden.

Umzugsbudget

Der Umzug eines Büros ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, mit denen man rechnen muss. Planen Sie ein Budget (vorzugsweise auf Papier oder Excel) und beraten Sie sich mit den Verantwortlichen Ihres Unternehmens. Festlegung von Leitlinien für die Organisation aller mit dem Umzug verbundenen Einkäufe. Wer (wenn überhaupt) muss Ihre Einkäufe oder Verträge mit Lieferanten genehmigen? Bestätigen Sie die Leitlinien im Voraus, so vermeiden Sie Ausfallzeiten und nervöses Warten der Entscheidungsträger.

Organisation des Büroumzugs

Eine gute Organisation verkürzt den Zeitaufwand für den Umzug und den Transport all Ihrer Habseligkeiten. Logistik ist der Schlüssel. Wenn Sie z. B. ein Team von drei Personen für den Einkauf oder den Umzug eines Lagers benötigen, sollten Sie die Personen und den Zeitrahmen im Voraus organisieren. Im Idealfall sollten Sie bis zu drei Monate im Voraus mit den Umzugsvorbereitungen beginnen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Angebote von verschiedenen Umzugsunternehmen einzuholen. So können Sie den besten Service und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis finden. Informieren Sie sich in dieser Phase, ob Sie eine Umzugsversicherung für Maschinen und Geräte benötigen.

Checkliste: Das ist bei der Organisation wichtig

• Benachrichtigen Sie Ihren derzeitigen Vermieter und/oder Hausverwalter und melden Sie Ihren Auszug offiziell an.
• Informieren Sie alle Mitglieder Ihres Teams über das Datum des Büroumzugs und Ihre neue Büroadresse.
• Erstellen Sie eine Hauptliste der Personen, an die Sie die Adressänderung senden möchten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterliste auf dem neuesten Stand ist.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kundenliste und die Liste der Dienstleister auf dem neuesten Stand sind.
• Vergewissern Sie sich, dass alle Teammitglieder wissen, welche Aufgaben sie während des Umzugs haben werden.
• Vereinbaren Sie mit dem Umzugsunternehmen Ihrer Wahl einen Termin im Voraus.
• Informieren Sie Ihre IT-Abteilung und besprechen Sie die technischen Bedingungen am neuen Standort. Sorgen Sie dafür, dass sämtliche Technik, alle technischen Geräte, Computer, Telefone usw. zuerst umgestellt werden. Buchen Sie einen Termin für die Inbetriebnahme der Telefonleitungen und Systeme.

Datensicherung

Prüfen Sie vor dem Umzug Ihre Hardwarekonfiguration, um Ihre Geräte für den Einsatz in Ihrem neuen Büro wieder betriebsbereit zu machen. Nach einem sehr sorgfältigen Umzug sollten die Geräte wieder in Betrieb genommen und an komplexe Netzinfrastrukturen angeschlossen werden. Seien Sie immer auf den schlimmsten Fall vorbereitet, insbesondere bei einem Büroumzug. Denken Sie nur daran, was mit Ihren Daten passieren würde, wenn beim Umzug etwas schief geht und die Geräte irreparabel beschädigt werden. Erstellen Sie mehrere Sicherungskopien an einem sicheren Ort. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Systeme vollständig wiederherstellen können, damit Sie im Falle von Problemen weiterhin Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensdaten haben.

Definieren Sie alle Details des Umzugs

Bestätigen und notieren Sie wichtige Details, die die Geschwindigkeit Ihres Umzugs beeinflussen können. Sie müssen mit den Schlüsselelementen beginnen:

• Anzahl der Mitarbeiter – wie viele Personen werden in dem neuen Büro arbeiten?
• Größe des derzeitigen Büros – ist das alte Büro größer oder kleiner als das neue Büro?
• Größe des neuen Büros – wie viele Quadratmeter sind zu verwalten?

Raumaufteilung im neuen Büro

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, alle verfügbaren Informationen über Ihren neuen Raum zu sammeln. Versuchen Sie, sich Grundrisse oder Layouts zu besorgen, um wichtige Elemente wie Steckdosen und Stauraum zu ermitteln, und beginnen Sie mit dem Entwurf des neuen Bürolayouts. Es ist auch eine gute Idee, einen Gesamtplan Ihres derzeitigen Raums zu erstellen, damit Sie sie vergleichen können. Erstellen Sie auch eine Liste möglicher Probleme mit dem neuen Raum, wie z. B. ein kleinerer Empfangsbereich oder weniger Lagerkapazität. Möglicherweise müssen Sie Schreiner, Maler, Elektriker, Systeminstallateure oder andere Fachleute beauftragen, um Kabel zu verlegen oder kosmetische Änderungen vor Ihrem Einzug vorzunehmen.