Fristen beim Tachographen: Wo Fuhrparkleiter immer wieder stolpern
Wer einen Fuhrpark mit Lkw oder anderen mautpflichtigen Fahrzeugen betreibt, kennt den Druck, gesetzliche Vorgaben lückenlos einzuhalten. Tachographenpflichten gehören dabei zum Alltag, werden aber erstaunlich oft falsch verstanden.
Denn das Fahrerkarte Auslesen ist nicht dasselbe wie den Tachographen auslesen. Hinter diesem scheinbar kleinen Unterschied steckt eine Verwechslung, die Unternehmen regelmäßig in Erklärungsnot bringt.
Es gibt zwei voneinander unabhängige Speicher im digitalen Tachographen, und für jeden gilt eine eigene gesetzliche Frist. Die eine beträgt 28 Tage, die andere 90 Tage. Wer das nicht sauber trennt, riskiert Datenverlust, Bußgelder und im schlimmsten Fall den Vorwurf mangelnder Compliance. Warum diese Verwechslung so häufig passiert und wie sich beide Fristen zuverlässig im Griff behalten lassen, zeigen die nächsten Abschnitte auf.
Die 28-Tage-Frist für die Fahrerkarte: Was genau ausgelesen werden muss und wer dafür verantwortlich ist
Der digitale Tachograph speichert Lenk- und Ruhezeiten direkt auf der Fahrerkarte. Diese Daten überschreiben sich nach einer bestimmten Zeit, weshalb das Auslesen gesetzlich vorgeschrieben ist. Gemäß Verordnung (EU) Nr. 165/2014 und der deutschen Fahrpersonalverordnung muss der Unternehmer sicherstellen, dass die Fahrerkarte mindestens alle 28 Kalendertage ausgelesen wird. Es handelt sich dabei um eine Maximalfrist.
In der Praxis empfiehlt sich ein kürzerer Rhythmus, um Datenverluste durch technische Defekte zu vermeiden. Die Verantwortung liegt beim Unternehmen, wobei der Fahrer nach § 2 FPersV verpflichtet ist, die Karte zum Auslesen bereitzustellen. Die ausgelesenen Daten müssen nach § 4 Abs. 3 FPersV mindestens ein Jahr aufbewahrt werden.
Werden die Daten zugleich als Nachweis im Sinne des Mindestlohngesetzes verwendet, gilt gemäß § 17 MiLoG eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren. Für Aufzeichnungen über die werktägliche Arbeitszeit, die die gesetzliche Höchstarbeitszeit überschreitet, sieht § 16 Abs. 2 ArbZG ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren vor. Beide Regelungen gelten unabhängig voneinander und sind je nach betrieblichem Kontext zu prüfen.
Die 90-Tage-Frist für den Fahrzeugspeicher: Warum sie länger ist und was dabei oft übersehen wird
Jeder digitale Tachograph hat neben der Fahrerkarte einen eigenen Massenspeicher im Fahrzeug. Was macht dieser? Er speichert Daten unabhängig davon, ob eine Fahrerkarte eingesteckt ist. So kann er auch Fahrten ohne Karte oder mit unbekannten Fahrern aufzeichnen. Gemäß der EU-Verordnung (EU) Nr. 165/2014 gilt für diesen Fahrzeugspeicher eine Maximalfrist von 90 Kalendertagen.
Diese Frist ist dreimal so lang wie die der Fahrerkarte. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, sie sei weniger wichtig. Doch das Gegenteil ist der Fall. Gerade Fahrten ohne gültige Karte, technische Störungen oder Manipulationsversuche werden im Massenspeicher festgehalten und sind bei Kontrollen durch das BALM relevant. Für den Datentransfer wird die physische Unternehmenskarte benötigt, die in den Tachographen gesteckt wird und den Download über einen angeschlossenen Kartenleser oder eine Ferndownload-Einheit autorisiert. Die Unternehmenskarte dient dabei als kryptografischer Schlüssel, der den Datenzugriff gegenüber dem Tachographen legitimiert.
Woher die Verwechslung kommt: Typische Missverständnisse im Fuhrparkalltag
Mit dem Auslesen der Fahrerkarte hat sich das auch beim Tachographen erledigt, richtig? Leider nein. Aber davon gehen zumindest viele Fuhrparkleiter aus. Dieser Irrtum ist verständlich, da beide Vorgänge dasselbe Gerät betreffen. Rein juristisch sind das aber zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Fristen.
Darüberhinaus bilden ältere interne Prozesse oder überlieferte Betriebsanweisungen die Unterscheidung nicht klar genug ab. Das Problem wird von Softwarelösungen verstärkt, die nur eine der beiden Fristen automatisch tracken. Im Tagesgeschäft ist die 90-Tage-Frist meist weniger präsent, weil sie seltener anfällt. Genau das führt dazu, dass sie eher vergessen wird. Wer beide Fristen im selben System verwaltet, hat daher die besseren Karten.
Was bei Fristverstoß droht: Bußgelder, Haftung und die Rolle des BALM
Was geschieht, wenn die Auslesefristen nicht eingehalten werden? In diesem Fall drohen empfindliche Bußgelder. Für Kontrollen ist hierbei seit Januar 2023 das Bundesamt für Logistik und Mobilität, kurz BALM zuständig. Dieses hat die Aufgaben des früheren BAG übernommen. Bußgelder richten sich dabei nach dem Grad des Verstoßes und können sich je nach Anzahl der betroffenen Fahrer und Fahrzeuge schnell summieren.
Wann wird es besonders teuer? Wenn Daten durch zu spätes Auslesen unwiederbringlich verloren gegangen sind. In solchen Fällen kann das Unternehmen den Nachweis gesetzeskonformer Lenk- und Ruhezeiten nicht mehr erbringen. Das hat nicht nur bußgeldrechtliche Folgen, sondern kann auch arbeitsrechtliche und versicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Haftungsrisiken für Geschäftsführer sind dabei nicht ausgeschlossen.
Wie Fuhrparkleiter beide Fristen zuverlässig im Griff behalten: Systeme und Automatisierung
Der sicherste Weg ist die Automatisierung. Moderne Telematik Lösungen lesen Fahrerkarte und Fahrzeugspeicher automatisch aus, sobald das Fahrzeug in Reichweite eines Downloadpunkts ist. Damit entfällt die manuelle Überwachung beider Fristen weitgehend. Wer keine vollständige Telematik Lösung einsetzen möchte, kann zumindest mit einem digitalen Fristenkalender arbeiten, der beide Ausleseintervalle getrennt erfasst und rechtzeitig Erinnerungen auslöst. Wichtig ist dabei, Fahrerkarten- und Fahrzeugspeicherfrist als zwei eigenständige Prozesse zu behandeln und nicht in einer gemeinsamen Wiedervorlage zu bündeln. Regelmäßige Schulungen für Fuhrparkverantwortliche helfen zusätzlich, das Bewusstsein für den Unterschied zu schärfen und Fehler im Tagesgeschäft zu reduzieren.
